Privacybeleid
Volleybalvereniging Scarabee (verder Scarabee) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scarabee houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
- Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Scarabee zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van (oud-)verenigingsleden
Persoonsgegevens van (oud-)verenigingsleden worden door Scarabee verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Ledenadministratie;
- Contributieheffing;
- Informatieverstrekking;
- Uitnodiging voor bijeenkomsten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het inschrijfformulier bij inschrijving als verenigingslid.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scarabee de volgende persoonsgegevens van je vragen/bewaren:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Bankgegevens;
- Geslacht;
- Foto’s van verenigingsactiviteiten;
- Pasfoto.
Van bestuursleden kan Scarabee de volgende gegevens vragen:
- Kopie ID;
- BSN nummer.
Jouw persoonsgegevens worden door Scarabee opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men lid is, daarna worden de gegevens bewaard in het archief.
- Gegevens worden verwijderd op verzoek of na overlijden.
Verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsbrief en/of clubblad
Persoonsgegevens voor de verstrekking van een nieuwsbrief en/of clubblad worden door Scarabee verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon over verenigingszaken.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scarabee de volgende persoonsgegevens van je gebruiken:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Adres;
- Woonplaats
- E-mailadres.
Jouw persoonsgegevens worden door Scarabee opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- dat men als verenigingslid aangemeld is.
Verwerking van (persoons)gegevens van (mogelijke) sponsoren
(Persoons)gegevens van (mogelijke) sponsoren worden door Scarabee verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
- Werving van sponsoren;
- Innen van sponsorgelden.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scarabee de volgende (persoons)gegevens van een (mogelijke) sponsor vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
- Bankgegevens.
Jouw (persoons)gegevens worden door Scarabee opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een (mogelijke) sponsor.
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie (NeVoBo en Sportlink);
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw (persoons)gegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Scarabee bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze bestuursleden/commissies zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als je naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Volleybalvereniging Scarabee:
secretaris@volleybalscarabee.nl
Bijlage: Verwerkingsregister
Groepen van personen |
Persoonsgegevens | Grondslag verwerking |
Verwerking | Bewaartermijn | Verwerking door wie | Verwerking door derden |
ICT-systemen | Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Sponsoren | Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, E-mailadres, Bankgegevens |
Opdracht of contract, werving nieuwe sponsoren |
Administratie, bevestiging, werving. |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Voor werving doorlopend, tenzij anders verzocht. |
Bestuur en commissies |
n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
Verenigings/bondsleden | Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres, Bankgegevens, Geboortedatum, Geslacht, Pasfoto, Foto’s van verenigingsactiviteiten |
Inschrijf formulier |
Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten. |
Gedurende de, periode van het lidmaatschap en daarna in een archief. |
Bestuur en commissie s |
Nevobo, Sportlink | Relatiebeheersyst eem (Sportlink) Boekhoudsysteem |
Username en wachtwoord op alle systemen autorisatie procedure en back-up procedure. |
Bestuurs-leden | Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, E-mailadres, Geboortedatum, Geslacht, Kopie ID, BSN nummer |
Inschrijving KvK |
Administratie | Gedurende de periode dat men aangemeld is als bestuurslid. |
Bestuur | K.v.K. | Online omgeving Kamer van Koophandel. |
Usernaam en wachtwoord op systeem |
Privacybeleid Volleybalvereniging Scarabee 2018
beschikbaar als PDF file (download)