Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van Scarabee, mei 2014

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1
De Volleybalvereniging Scarabee is opgericht op 21 juni 1979 te Ter Aar en is bij notariële akte van 26 november 1981 vastgelegd. Zij is onder nummer 40446625 ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Artikel 2
De Volleybalvereniging Scarabee is aangesloten bij de Nederlandse Volleybal Bond (NeVoBo).

Artikel 3
Nieuwe leden kunnen 2 weken kosteloos meetrainen en daarna lid worden of niet. De Technische Commissie beoordeelt bij aanmelding van competitiespelers of er plaats is voor het aspirant-lid.

Artikel 4
Leden zijn verplicht zich te onderwerpen aan de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede de besluiten van de Algemene Ledenvergadering en het bestuur.

Artikel 5
Leden die als gevolg van een blessure vóór aanvang van het seizoen niet kunnen volleyballen, behoeven niet de gehele contributie te betalen. Zij betalen een variabel deel. Wanneer leden blessures gedurende het seizoen oplopen, heeft dit geen effect op de contributie. Leden die in verband met zwangerschap niet meer kunnen volleyballen, betalen een variabel deel. Bij het stoppen met volleyballen door een blessure of indien een lid stopt vanwege zwangerschap, moet het lid dit schriftelijk bij de penningmeester aangeven, waarna het lid nog één maand betalingsplichtig is. Daarna niet meer, tot het moment dat de training, c.q. het spelen weer wordt hervat. Als men na genezing van de blessure of na de zwangerschap het spel weer hervat, dan moet men de voor de resterende maanden verschuldigde contributie vooruit betalen.

Artikel 6
Ieder lid wordt geacht bekend te zijn met de inhoud van het Huishoudelijk Reglement; deze is ten kostprijs verkrijgbaar bij het secretariaat. BESTUUR

Artikel 7
Het bestuur is belast met de het leiden van de vereniging. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester. Zij kunnen besluiten nemen, indien deze niet kunnen worden uitgesteld tot de volgende bestuursvergadering.

Artikel 8

Bestuursleden kunnen aftreden na een periode van drie jaar. Het dagelijks bestuur treedt af volgens een rooster dat gelijktijdig aftreden van voorzitter, secretaris en penningmeester voorkomt. De wedstrijdsecretaris kan gelijktijdig met de voorzitter aftreden, het bestuurslid belast met technische zaken (TC) kan gelijktijdig aftreden met de penningmeester.

Schema van aftreden:

• Secretaris 2017
• Penningmeester – bestuurslid belast met technische zaken (TC) 2018
• Voorzitter – wedstrijdsecretaris 2019

 

Artikel 9
Het bestuur heeft het recht om bij tussentijds aftreden van een bestuurslid, of indien zij dit om andere redenen noodzakelijk acht, een vervanger aan te wijzen. Dit besluit dient op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering te worden bekrachtigd.

Artikel 10
Het bestuur beheert de geldmiddelen en bezittingen van de vereniging en draagt zorg voor de naleving van de Staten en de reglementen, alsmede voor de uitvoering van de genomen besluiten.

Artikel 11
Taken bestuursleden: Alle bestuursleden van Volleybalvereniging Scarabee zijn samen verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de club. Als zodanig zijn ze ook aan elkaar en aan de ledenvergadering verantwoording verschuldigd. Bestuursleden vervullen taken die voortvloeien uit hun takenpakket en bezoeken waar nodig de ‘buitenvergaderingen’ behorende bij hun functie. Financieel heeft het bestuur het volgende afgesproken:
·Bestuursleden hebben in bijzondere gevallen, voortvloeiende uit/samenhangende met hun takenpakket, de mogelijkheid om het afgesproken bedrag, ten behoeve van noodzakelijke uitgaven, met ten hoogste € 50,- te overschrijden;
·Voor overschrijding vanaf € 50,- is unaniem goedkeuring van het voltallige Dagelijks Bestuur vereist;
·Bestuursleden zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan de bestuursvergadering;
·De penningmeester wordt zo spoedig mogelijk ingelicht;
·De begroting dient te allen tijde uitgangspunt te zijn. Verder zijn de taken van de individuele bestuursleden als volgt vastgesteld:

Voorzitter:
·Zit bestuursvergaderingen voor;
·Zit de algemene ledenvergadering voor;
·Stelt de agenda van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen samen, i.s.m. de secretaris;
·Vertegenwoordigt de vereniging bij bijeenkomsten, vergaderingen, recepties, enz. van bijvoorbeeld NeVoBo, de leden van de vereniging, andere volleybalverenigingen;
·Lost problemen binnen de vereniging, voor zover mogelijk, op;
·Woont vergaderingen van bijvoorbeeld Gemeente Nieuwkoop en gebruiksoverleg met sporthal De Vlinder bij;
·Is contactpersoon voor de diverse geledingen binnen de vereniging (trainers, teams, toernooicommissies, bestuursleden);
·Houdt toespraakjes bij diverse gelegenheden (afscheid bestuurslid of trainer, na afloop van verenigingstoernooi, enz.);
·Voert gesprekken met nieuwe bestuursleden en trainers i.s.m. andere bestuursleden;
·Levert kopij/voorwoord voor het clubblad.

Secretaris:
·Participeert in het bestuursoverleg;
·Verzorgt de binnenkomende en uitgaande post;
·Is informatiepunt voor bestaande en nieuwe leden;
·Schrijft nieuwe leden in;
·Muteert het ledenbestand;
·Verzorgt agenda, notulen en actielijst van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
·Verzamelt en verzorgt de stukken voor de algemene ledenvergadering
·Regelt de locatie en de organisatie voor de algemene ledenvergadering;
·Houdt het archief bij;
·Draait adresetiketten voor het clubblad uit;

Penningmeester:
·Participeert in het bestuursoverleg;
·Vraagt zaalhuur, na overleg met de wedstrijdsecretaris, aan;
·Verricht betalingen, declaraties e.d.;
·Int contributies;
·Vraagt subsidie van Gemeente Nieuwkoop en NeVoBo (minitoernooi) aan;
·Stelt de jaarrekening op;
·Stelt de begroting op;
·Nodigt de kascontrolecommissie uit;
·Maakt facturen voor adverteerders en sponsors;

Bestuurslid Technische Zaken:
·Participeert in het bestuursoverleg;
·Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het technisch beleid;
·Zit het overleg van de technische commissie/trainersoverleg (jeugd en/of senioren) voor;
·Doet voorstellen voor de teamindeling in overleg met de trainers;
·Doet voorstellen t.a.v. trainingstijden;
·Doet voorstellen voor het aanstellen van trainers;
·Geeft invulling aan het technisch beleid;
·Coördineert oefenwedstrijden i.s.m. de wedstrijdsecretaris;
·Voert gesprekken met nieuwe trainers

Wedstrijdsecretaris:
·Participeert in het bestuursoverleg;
·Stuurt de aanmeldingsformulieren voor zowel de jeugd- en de seniorencompetitie als eventueel de bekercompetitie en de recreantencompetitie op naar de NeVoBo;
·Voert overleg met de penningmeester en de zaalexploitant over de benodigde of terug te geven zaalruimte;
·Stuurt de zaalbeschikbaarheidsopgave op naar de NeVoBo;
·Dient de teamsamenstelling van de deelnemende teams in op de NeVoBo-website, na overleg met de technische commissie;
·Vraagt, indien nodig, dispensatie aan, in overleg met technische commissie;
·Verzorgt aan het begin van de competitie de competitiebescheiden voor de teams;
·Geeft uitleg over de bijzonderheden van de competitie en het invullen van wedstrijdformulieren aan de aanvoerders/coaches;
·Onderhoudt contact met de scheidsrechterscommissie;
·Verzorgt eventuele wedstrijdwijzigingen;
·Verwerkt wedstrijdwijzigingen van de NeVoBo en geeft deze door aan de aanvoerders;
·Coördineert oefenwedstrijden i.s.m. het bestuurslid technische zaken;
·Is contactpersoon wedstrijdzaken;
·Verzorgt bij kampioenschap en promotie de bloemen en de bekers;
·Neemt aan het eind van het seizoen de competitiebescheiden van de teams in;

Artikel 12
Het bestuur streeft ernaar jaarlijks een beleidsplan op te stellen. Dit legt zij voor in de Algemene Ledenvergadering.

BESTUURSVERGADERINGEN

Artikel 13
Bestuursvergaderingen worden naar gelang de behoefte, maar tenminste viermaal per jaar, door de voorzitter of op voorstel van twee bestuursleden belegd. Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet tenminste een meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 14
Tenminste eenmaal per jaar wordt een Algemene Ledenvergadering gehouden. In de vergadering zal verslag worden gedaan over het afgelopen verenigingsjaar, zal de jaarrekening over het afgelopen boekjaar worden gepresenteerd, alsmede de begroting en zal de kascontrolecommissie verslag doen.

Artikel 15
Met toestemming van zowel het bestuur als de Ledenvergadering kunnen tijdens de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd.

Artikel 16
Agendavoorstellen van leden moeten tenminste twee weken voor de Algemene Ledenvergadering bij het bestuur zijn binnengekomen.

Artikel 17
Stemmingen over personen geschieden met gesloten briefjes. Over andere zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of de vergadering een schriftelijke stemming nodig acht.

Artikel 18
Ongeldig zijn: stembriefjes in blanco, stembriefjes die een persoon niet duidelijk aanwijzen, ondertekende briefjes en stembriefjes die namen bevatten van personen die niet verkiesbaar zijn.

Artikel 19
Ter invulling van een vacature kunnen zowel door het bestuur als door de leden kandidaten worden gesteld. Kandidaatstelling kan geschieden tot 14 dagen vóór de vergadering. De kandidaat moet schriftelijk of mondeling toestemming geven tot kandidaatstelling.

Artikel 20
Indien er één kandidaat voor de invulling van een vacature is, wordt deze geacht met algemene stemmen te zijn gekozen, tenzij een bestuurslid of een ter vergadering vertegenwoordigd stemgerechtigd lid stemming verlangt.

Artikel 21
Indien bij het kiezen van personen de aftredende functionarissen zich herkiesbaar stellen en er geen tegenkandidaten zijn, zijn de herkiesbare personen herkozen.

Artikel 22
Bij twee kandidaten wordt met meerderheid van stemmen gekozen. Bij gelijk aantal stemmen vindt herstemming plaats. Levert deze ook geen meerderheid op, dan beslist het lot.

GELDMIDDELEN

Artikel 23
Het bestuur legt jaarlijks aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring de jaarrekening en een begroting voor het volgende verenigingsjaar voor.

Artikel 24
De contributie, inschrijfgelden en de reiskostenvergoeding worden op voorstel van het bestuur jaarlijks vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. De contributie is bij vooruitbetaling verschuldigd en wordt in 2 termijnen geïncasseerd. Het bestuur kan op verzoek van leden een afwijkende betalingsregeling met leden treffen. De scheidsrechters kunnen de reiskosten van gefloten uitwedstrijden declareren bij de NeVoBo.

Artikel 25
Indien leden de in artikel 24 genoemde contributiegelden niet tijdig betalen, wordt het betreffende lid na sommatie uitgesloten van deelname aan trainingen en/of wedstrijden en wordt dit vermeld in het eerstvolgende Scarabientje. Tevens wordt het lid voorgedragen tot schorsing bij de NeVoBo.

Artikel 26
Artikel 25 is ook van toepassing op het door het lid verschuldigde bedrag voor deelname aan de competitie (NeVoBo-bijdrage).

Artikel 27
De vereniging kent tenminste drie commissies, te weten; a. kascontrolecommissie; b. technische commissie; c. jeugdcommissie. De leden van de kascontrolecommissie worden op voorstel van het bestuur gekozen uit de leden door de Algemene Ledenvergadering. De leden van de technische commissie en van de jeugdcommissie worden door het bestuur voor steeds één jaar benoemd.

Artikel 28
De Algemene Ledenvergadering alsmede het bestuur kunnen verder commissies benoemen, welke het bestuur in de uitvoering van haar taak behulpzaam zijn. De taken en bevoegdheden worden door het bestuur omschreven. Aan het hoofd van een commissie dient zoveel mogelijk een bestuurslid te staan.

KASCONTROLECOMMISSIE

Artikel 29
De kascontrolecommissie bestaat uit twee leden. Zij houdt toezicht op het beheer van de penningmeester en is belast met de jaarlijkse controle van de boeken. Op de Algemene Ledenvergadering wordt door haar verslag uitgebracht van haar bevindingen en zorgt zij voor schriftelijke verslaglegging. De leden van de kascontrolecommissie worden op voorstel van het bestuur jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering gekozen. Ieder jaar treedt de eerst gekozenen af en is niet herkiesbaar. Verder worden er twee personen gekozen, waarvan de eerste zitting neemt. De tweede is reserve.

TECHNISCHE COMMISSIE

Artikel 30
Het bestuur wordt bijgestaan door de technische commissie, belast met de technische leiding van het volleybal. De commissie bestaat tenminste uit twee leden. De commissie bestaat uit een afgevaardigde van de trainers van de competitieteams en het bestuurslid belast met technische zaken. Tot de taken van de technische commissie behoren o.a.: – het samenstellen van de teams en het observeren van deze teams tijdens de competitie, waarna zij haar bevindingen kan doorgeven aan de trainer; – het organiseren van wedstrijden c.q. toernooien. De technische commissie is, voor wat betreft haar taken, rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Afspraken tussen trainers en het bestuur van Volleybalvereniging Scarabee worden op papier vastgelegd (voor voorbeeldcontract zie bijlage). Aspirant-trainers kunnen op verenigingskosten de trainerscursus A/B volgen. Zij tekenen daarbij een contract, met als inhoud dat ze als verplichting training verzorgen gedurende twee seizoenen na afloop van hun cursus. Hun reiskosten zijn voor eigen rekening.

JEUGDCOMMISSIE

Artikel 31
Het bestuur wordt bijgestaan door een jeugdcommissie. Deze commissie bestaat uit afgevaardigden van de jeugdleden, jeugdtrainers en/of coaches, de ouders en indien aanwezig het bestuurslid belast met jeugdzaken. Tot de taken van de jeugdcommissie behoren o.a.: – het organiseren van het minitoernooi; – het organiseren van jeugdmixtoernooien; – het organiseren van het vervoer van minileden naar uitwedstrijden; – het organiseren van het jaarlijkse jeugdkamp. Ook heeft de jeugdcommissie een adviserende taak naar het bestuur voor wat betreft het jeugdbeleid van de vereniging.

KLEDING

Artikel 32
De clubkleding voor competitieteams bestaat uit: – rood shirt met lange/korte mouw; – zwarte korte broek; – sokken, indien mogelijk in clubkleuren, rood; – goedgekeurd schoeisel, d.w.z. witte zolen.

Artikel 33
De competitiespelende leden schaffen zich op eigen kosten het voorgeschreven tenue met bijbehorende cijfers aan bij de wedstrijdsecretaris, tenzij het betreffende team kleding ter beschikking heeft gesteld gekregen van een sponsor van Scarabee.

Artikel 34
Bij elke wedstrijd dient het tenue op correcte wijze te worden gedragen.

Artikel 35
Het bestuur heeft recht de leden, alsmede de trainers en begeleiders, te verplichten bepaalde, door de vereniging of derden verstrekte, sportkleding te dragen. In ruil voor sponsoring wordt de sponsor vermeld in het Scarabientje.

WEDSTRIJDEN EN TRAININGEN

Artikel 36
Ieder lid is verplicht de wedstrijden mee te spelen waarvoor hij of zij is aangewezen. Bij verhindering moet ieder lid uiterlijk 2×24 uur voor de wedstrijd de aanvoerder/aanvoerster en/of coach hiervan in kennis stellen.

Artikel 37
Ieder lid dat aan de competitie deelneemt, is verplicht de trainingen te volgen en bij verhindering af te zeggen bij de trainer en/of aanvoerder/aanvoerster.

Artikel 38
Bij overtreding van de artikelen 36 en 37 kan het lid voor één of meerdere wedstrijden worden geschorst.

Artikel 39
Alle wedstrijden vallen onder het wedstrijdreglement van de NeVoBo. Al deze bepalingen zijn onverkort van kracht, als waren zij in dit reglement opgenomen.

Artikel 40
Artikel 40: De teamboetes die Scarabee door Nevobo opgelegd krijgt, worden verhaald op het betreffende team. Om haar moverende redenen kan het bestuur incidenteel hiervan afwijken.

Artikel 41
De competitiespelende teams hebben om-en-om zaalwacht. Dit zijn alleen de seniorenteams die op de vrijdagavond thuis spelen waarvan de wedstrijd om 21.30 uur begint. Het team zet de benodigde speelvelden op, met palen en netten, een scheidsrechtersstoel, tafeltje en stoelen voor de teller, het telbord, het tussennet en banken voor de spelers. Het zaalwachtteam fluit de jeugdwedstrijden. Tellen gebeurt ook door de zaalwachtteams bij zowel de jeugd als de senioren. Het team dat op een veld speelt dat daarna niet meer bespeeld wordt, wordt door het wedstrijdteam opgeruimd. De wedstrijdformulieren dienen uiterlijk zaterdag om 18.00 uur binnen te zijn op het wedstrijdsecretariaat.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 42
De vereniging is niet aansprakelijk voor vermissing en/of vernieling van eigendommen van haar leden, voor zo ver dit niet gedekt wordt door de W.A.-verzekering van de vereniging.

Artikel 43
In gevallen waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien en bij verschil van mening over de uitleg van de bepalingen van de Statuten of het Huishoudelijk Reglement, beslist het bestuur.

Bijlage:

Afspraken tussen trainer en bestuur Volleybalvereniging Scarabee

Het bestuur van Volleybalvereniging Scarabee te Ter Aar heeft m.b.t. het verzorgen van trainingen het volgende afgesproken met de heer / mevrouw :

1.Gedurende het volleybalseizoen 20 / 20 zal training worden gegeven aan het team / de teams .
2.De trainingsperiode valt van tot .
3.De trainingstijden zijn op avond van uur tot uur.
4.De trainer woont de vergaderingen van de Technische Commissie bij.
5.Bij verhindering regelt de trainer zelf zijn / haar vervanging.
6.Tussentijds verlof wordt opgenomen in overleg met het bestuur.
7.De trainer ontvangt een onkostenvergoeding (w.o. o.a.: reiskosten, materiaalkosten, kledingkosten) van € per uur / per training / per jaar.
8.Het bestuur biedt, in overleg met de trainer, medewerking bij het volgen van een na- / bijscholingscursus.
9.Het bestuur stelt de trainer voldoende faciliteiten en materialen ter beschikking voor het verzorgen van de training.

Ter Aar

Datum:

Namens Volleybalvereniging Scarabee

Trainer

(voorzitter)

 

Volleybalvereniging Scarabee Ter Aar

Bijlage:

Afspraken tussen trainer en bestuur

Volleybalvereniging Scarabee

Het bestuur van Volleybalvereniging Scarabee te Ter Aar heeft m.b.t. het verzorgen van trainingen het volgende afgesproken met de heer / mevrouw :

1.Gedurende het volleybalseizoen 20 / 20 zal training worden gegeven aan het team / de teams .
2.De trainingsperiode valt van tot .
3.De trainingstijden zijn op avond van uur tot uur.
4.De trainer woont de vergaderingen van de Technische Commissie bij.
5.Bij verhindering regelt de trainer zelf zijn / haar vervanging.
6.Tussentijds verlof wordt opgenomen in overleg met het bestuur.
7.De trainer ontvangt een onkostenvergoeding (w.o. o.a.: reiskosten, materiaalkosten, kledingkosten) van € per uur / per training / per jaar.
8.Het bestuur faciliteert het volgen van de trainingscursus ; een cursus verzorgd door
8.1 De cursus kosten komen volledig voor rekening van Volleybalvereniging Scarabee.
8.2 De reiskosten m.b.t. de cursus komen voor rekening van de trainer.
8.3 Een besluit om niet deel te nemen aan de cursus wordt minimaal 3 weken voor aanvang van de cursus schriftelijk gemeld aan het bestuur van Volleybalvereniging Scarabee met opgaaf van redenen.
8.4 Indien de trainer in gebreke blijft in lid 8.3 is hij / zij 10 % van de cursuskosten verschuldigd aan het bestuur.
8.5 Bij tussentijdse afmelding voor de cursus is de trainer het bestuur de volledige kosten van de cursus verschuldigd.
8.6 Bij Beëindiging van de cursus met een goed resultaat verbind de trainer zich voor de navolgende twee seizoenen aan Volleybalvereniging Scarabee.
8.7 Indien de trainer in gebreke blijft in lid 8.6 heeft het bestuur het recht de kosten van de cursus als volgt te verrekenen:
8.7.1 Tijdens de cursus en binnen 1 jaar na het beëindigen van de cursus: 100% van de kosten.
8.7.2. Binnen 1 tot 2 jaar na het beëindigen van de cursus: 50 % van de kosten.
9.Het bestuur stelt de trainer voldoende faciliteiten en materialen ter beschikking voor het verzorgen van de training.

Ter Aar

Datum:

Namens Volleybalvereniging Scarabee

Trainer

(voorzitter)